La creazione di un nuovo documento, come un preventivo o una fattura, richiede l'inserimento accurato di tutti i dati necessari per garantirne la corretta emissione. Questo processo comporta tempo e attenzione, poiché ci obbliga a reinserire ogni volta informazioni, che nella maggior parte dei casi rimangono identiche in base alla situazione.

Quando per una tipologia di clienti, ad esempio, dobbiamo esporre i prezzi con IVA, adottare i prezzi di uno specifico listino, oppure inviare una e-mail all'emissione del documento, reinserire ogni volta le stesse informazioni in fase di creazione diventa un'attività onerosa e soggetta a errori.

Per semplificare e velocizzare le operazione ricorrenti, Phrometeo introduce il concetto di tipo di documento. Un tipo di documento è una variante di preventivo, fattura o altra categoria. Attribuisce uno specifico significato all'operazione e allo stesso tempo consente di impostare dati predefiniti come il listino, la causale, il numeratore, la modalità di esposizione dei prezzi e il modello di stampa, che l'applicazione propone automaticamente durante la creazione di un nuovo documento appartenente a quel tipo.

Lavorare con tipi di documenti diversi è particolarmente utile quando l'attività deve gestire situazioni eterogenee, come clienti italiani ed esteri, soggetti con partita IVA, consumatori finali o clienti con esigenze specifiche. È sufficiente definire un tipo di documento con i relativi dati per affrontare ogni scenario: al momento della creazione, gran parte delle informazioni viene proposta automaticamente. Inoltre, consente di differenziare i documenti in base al tipo di appartenenza come ad esempio i preventivi di vendita e quelli di noleggio.

Il tipo di documento principale

In ogni categoria di documenti (preventivi, fatture, ecc.) è sempre presente un tipo principale, che viene associato automaticamente ai nuovi documenti quando, in fase di creazione, non viene selezionato un tipo specifico. Questo avviene quando l'utente avvia la creazione di un nuovo documento dalla rispettiva scheda, premendo il pulsante "Nuovo" nella barra delle funzioni.

Il tipo principale dovrebbe corrispondere al documento che utilizziamo più spesso, perché con un solo click permette di precompilare la gran parte dei dati facendoci risparmiare tempo.

Creazione di un documento da tipo

Nelle schede applicative dedicate alle diverse categorie di documenti, il pulsante responsabile della creazione di documenti da tipo, è posizionato accanto a quello per la creazione standard di un documento, come mostrato nell'immagine seguente.


Questo pulsante aggiuntivo permette di selezionare il tipo di documento desiderato da una lista che raccoglie tutti i tipi definiti per la categoria gestita dalla scheda. Un tipo di documento appartiene sempre alla sua categoria e non è quindi visibile nelle schede che gestiscono altre categorie di documenti.

Definire più tipi consente di differenziare i documenti nella scheda, dandoci l'opportunità di applicare filtri sui dati, così da esportare i documenti per tipologia, ad esempio in un foglio di calcolo dove eseguire analisi approfondite.

Gestire le numerazioni

Un'altra funzionalità utile derivante dall'uso di più tipi di documento riguarda il controllo delle numerazioni tramite i numeratori. Il numeratore è l'oggetto che si occupa di generare e attribuire automaticamente i numeri ai nuovi documenti durante la fase di creazione ed è anch'esso associato al tipo di documento. La funzione diventa particolarmente rilevante quando si definiscono numeratori diversi per tipi di documento differenti appartenenti alla stessa categoria.

All'interno della stessa scheda possono convivere sequenze numeriche diverse, purché ogni generatore produca numeri univoci. Per creare sequenze distinte è sufficiente configurare il numeratore con un prefisso o un suffisso. Ad esempio, se emettiamo preventivi di vendita e di noleggio, possiamo definire due tipi di documento associati a due numeratori differenti, capaci di generare sequenze come V000001 e N000001, dove V indica la vendita e N il noleggio.

L'uso dei numeratori può riguardare anche categorie diverse di documenti, come fatture e note di credito. In questi casi è possibile condividere lo stesso numeratore tra i due tipi di documento, così da emettere fatture e note di credito con una numerazione sequenziale unica e coerente.