Scheda Fatture Proforma La scheda Fatture Proforma permette di creare, gestire e revisionare le fatture proforma in modo semplice ed efficiente. Questi documenti non generano obblighi fiscali o contabili essendo privi di valore fiscale ma vengono utilizzati principalmente per comunicare in anticipo le condizioni di una vendita o prestazione di servizi, permettendo al cliente di verificare dettagli e importi prima dell'emissione della fattura definitiva.

La scheda Fatture Proforma permette di creare, gestire e revisionare le fatture proforma in modo semplice ed efficiente. Questi documenti non generano obblighi fiscali o contabili essendo privi di valore fiscale ma vengono utilizzati principalmente per comunicare in anticipo le condizioni di una vendita o prestazione di servizi, permettendo al cliente di verificare dettagli e importi prima dell'emissione della fattura definitiva.

La Scheda

La @scheda è raggiungibile dal Menù Laterale, alla voce Vendite => Documenti => Fatture Proforma. Nella @barra sono attive le seguenti funzionalità: Nuovo, Duplica, Apri, Rimuovi, Stampa, Esporta, Guida, Chiudi.

E' possibile @filtrare i dati della scheda in visualizzazione, nella stampa e nell'esportazione su file così come è possibile ordinarli per colonna, selezionare quali colonne nascondere o rendere visibili.
Per approfondimenti apri la sezione dedicata alla descrizione delle @tabelle.

Oltre alle classiche funzionalità che possiamo ritrovare nella @barra, la scheda delle fatture proforma si arricchisce di un nuovo pulsante dedicato alla creazione di una fattura proforma a partire da diverse opzioni, come mostra l'immagine a seguire.

Questo pulsante di creazione secondario ci offre la possibilità di creare una fattura proforma usando due modalità aggiuntive: selezionando il tipo di fattura proforma che vogliamo creare, ereditandone i dati predefiniti o caricando i dati da un documento precedentemente inserito.

I documenti gestiti dall'applicazione sono suddivisi in categorie come ad esempio i preventivi o le fatture. Ogni categoria può essere costituita da uno o più , di cui uno è sempre presente, non rimovibile e rappresenta il principale per la categoria. Così, ad esempio, potremmo definire un tipo di fattura proforma principale di vendita e un tipo di fattura proforma di noleggio. I tipi ci consentono di differenziare i documenti della stessa categoria e di proporre automaticamente dati predefiniti, durante la fase di creazione, in base alla necessità.

Mentre il pulsante principale di creazione ci consente di creare una nuova fattura proforma appartenente al tipo principale, l'uso del pulsante secondario di creazione ci consente di selezionare il tipo di fattura proforma che si vuole inserire da una lista in cui vengono mostrati tutti i tipi definiti per la categoria. Nel caso non avessimo la necessità di lavorare con più tipi di fatture proforma, sarà sufficiente utilizzare il pulsante di creazione principale.

Come si può notare dall'immagine precedente, il pulsante secondario di creazione ci permette anche di creare una nuova fattura proforma a partire da un documento precedentemente inserito a sistema, attraverso una procedura guidata in cui ci verrà richiesto di specificare il documento di origine e le righe che vogliamo caricare. Per approfondimenti si consiglia di leggere la guida .

Le Funzioni della Tabella Fatture Proforma

Ai piedi della tabella delle fatture proforma sono presenti una serie di pulsanti localizzati nella parte sinistra, utilizzabili per l'attivazione di funzioni accessorie specifiche, come mostra l'immagine seguente.
I Documenti Correlati
Partendo da sinistra e saltando il primo pulsante responsabile dell'aggiornamento dei dati della tabella, possiamo trovare il pulsante per l'apertura dei documenti correlati in cui vengono mostrati tutti i documenti che direttamente o indirettamente sono legati dalla stessa transazione di vendita o acquisto del documento selezionato in tabella. L'accesso a questi documenti è molto utile nei casi in cui risulta necessario ricostruire un'operazione che ha coinvolto l'emissione di più documenti. Per approfondimenti sui documenti correlati si consiglia di leggere la sezione . La Stampa del Documento Il secondo pulsante espone la funzionalità di stampa del documento selezionato in tabella.


Se si procede con la stampa del documento (in formato PDF), i dati verranno aggregati graficamente in base a quanto indicato nel associato al tipo di fattura proforma o se indicato, in base a quanto specificato nell'ultima stampa per il tipo di fattura proforma e cliente attuali.

Il sistema, consente anche di accedere alle opzioni di stampa dove è possibile selezionare un diverso modulo di stampa e indicare all'applicazione se vogliamo che questa impostazione venga ricordata nel futuro per il tipo di fattura proforma e cliente attuali, in modo da non dover ripetere l'operazione. L'invio del Documento per E-mail Il terzo e ultimo pulsante consente l'invio del documento selezionato in tabella, per posta.


Anche in questo caso possiamo decidere se procedere con l'invio del documento in formato PDF utilizzando quindi le impostazioni indicate per il tipo di fattura proforma o se aprire la finestra delle opzioni in cui possiamo scegliere di modificare il modulo di stampa per la generazione grafica del documento, i destinatari del messaggio, il modello, il titolo e il testo dell'e-mail. Per approfondimenti sull'invio dei documenti per e-mail si consiglia di leggere la guida .

Dettaglio Dati

L'inserimento di una nuova fattura proforma in tabella o l'apertura di una fattura proforma già inserita, aprono la sezione di dettaglio della scheda dove è possibile compilarne o modificarne i dati.

In questa sezione, nella @barra sono attive le seguenti funzionalità: Salva, Rimuovi, Stampa, Esporta, Precedente*, Successivo*, Guida, Indietro, Chiudi. Le azioni con asterisco sono attive solamente nel caso in cui abbiamo aperto un oggetto esistente.
L'Operazione di Salvataggio con Azioni Come si può notare dall'immagine precedente, nella @barra è presente un nuovo pulsante identificato da una coppia di ingranaggi. Questo pulsante esegue il salvataggio del documento con azioni, ovvero ci consente di specificare quali attività mandare in esecuzione al completamento del salvataggio. Questa funzionalità risulta molto utile nei casi in cui abbiamo la necessità di svolgere una o più attività al salvataggio come ad esempio la stampa del documento, l'invio del documento per posta oppure l'invio dello stesso all'Agenzia delle Entrate nel caso di fatture.


In questa finestra possiamo indicare quali azioni vogliamo eseguire e con quali impostazioni di configurazione. I dati proposti dipendono da cosa abbiamo specificato nella scheda e possono essere modificati all'occorrenza come ad esempio i destinatari a cui inviare la notifica di emissione del documento per e-mail.

Tra le opzioni proposte, una in particolare ci consente di indicare al sistema che vogliamo ricordare le modifiche applicate, in modo che in futuro possano essere riproposte per il tipo di documento e cliente attuali evitandoci di doverle ricordare e/o inserire manualmente ogni volta.


Descrizione dei Dati della Fattura Proforma Numero del documento. Durante l'inserimento di un nuovo documento, viene automaticamente proposto dal sistema in base al indicato per il di appartenenza. Identifica una sequenza di caratteri e simboli che vengono inseriti come parte finale del numero del documento. Consente di poter inserire nuovi documenti con numeri intermedi tra due numeri già inseriti. Se ad esempio nel passato abbiamo emesso due fatture proforma con numeri 127 e 128 e ad oggi si manifesta la necessità di inserirne una nuova tra le due, potremmo assegnare il numero 127/A (con particella /A) in modo da mantenere una sequenza numerica inalterata e ordinata cronologicamente. Indica la data di emissione del documento. All'inserimento di una nuova fattura proforma, viene automaticamente valorizzata con la data di lavoro. Indica lo stato della fattura proforma: In Compilazione, Inserita, Accettata, Rifiutata. Indica la causale della fattura proforma, ovvero il motivo per cui è stata emessa e viene automaticamente inserita in base a quello che è stato indicato nel tipo di documento di appartenenza. Indica il testo della cusale della fattura proforma. Viene inserito automaticamente nel momento della selezione della causale ed è modificabile. Indica il cliente a cui è intestata la fattura proforma. Prezzi Sezione dedicata alla compilazione dei dati relativi alle condizioni di vendita applicate in fattura. Indica il listino associato alla fattura proforma. Consente al sistema di proporre automaticamente i prezzi di articoli e servizi durante il loro inserimento. Viene popolato automaticamente nel caso sia stato specificato nelle impostazioni relative al tipo di documento di appartenenza o prioritariamente se specificato nelle preferenze di vendita del cliente. Pagamento Sezione dedicata alla compilazione dei dati di pagamento. Alla selezione del cliente, il sistema propone automaticamente i dati di pagamento specificati nella . Indica il tipo di pagamento atteso. Il tipo di pagamento oltre che indicare la modalità di pagamento come ad esempio contanti o bonifico bancario, ne specifica opzioni e caratteristiche che possiamo consultare nella . Indica se e come devono essere adeguate le scadenze di pagamento generate a partire dalla data di emissione del documento e dal tipo di pagamento inserito, nei mesi dell'attuale calendario annuale a fronte di particolari necessità nostre e/o del cliente come ad esempio periodi prolungati di ferie. Per approfondimenti consultare la . Il piano scadenze inserito sovrascrive l'eventuale piano scadenze associato al tipo di pagamento. Nel caso la modalità di pagamento selezionata includa una transazione bancaria come ad esempio il bonifico, indica la banca associata alla nostra attività in cui ci si aspetta il pagamento da parte del cliente con le modalità indicate. Altri Dati Sezione in cui è possibile inserire dati opzionali usati per indicare al sistema come gestire specifiche caratteristiche dell'operazione di vendita. In genere questi dati vengono automaticamente proposti in base a quanto indicato nella , nei dati relativi al tipo di documento o in anagrafica clienti. Indica se i prezzi unitari di articoli e servizi, e degli importi derivati come ad esempio gli sconti e le spese, vanno esposti con IVA. Questa impostazione viene automaticamente compilata in base a quanto indicato per il tipo di fattura proforma nel campo Esposizione Prezzi o in via prioritaria da quanto indicato nelle preferenze di vendita del cliente. Se in entrambi i casi non è stata specificata una preferenza, il sistema terrà conto di quanto indicato nel listino. Se non è stato specificato neanche il listino, i prezzi vengono considerati IVA esclusa. Indica se applicare l'imposta di bollo se dovuta, ovvero di calcolare se le operazioni non soggette ad IVA superano la soglia minima responsabile dell'attivazione dell'imposta. Se l'opzione non è spuntata, il bollo non viene calcolato.

L'attivazione dell'imposta di bollo introduce una nuova voce nella sezione Dettaglio Competenze da cui è possibile verificare se le operazioni definite nel documento attivano il pagamento del bollo. E' possibile indicare che un'operazione identificata da una specifica riga del documento concorre al calcolo del bollo, inserendo un in cui è attivo il parametro Imposta di Bollo.

La voce relativa al bollo si compone di un primo importo seguito da un secondo importo posto tra parentesi. Il primo importo valorizzato indica che il bollo è addebitato al cliente mentre il secondo importo valorizzato indica che l'imposta da versare è a nostro carico.

Cliccando sul pulsante posto a fianco della voce, è possibile consultare e modificare i parametri di configurazione del bollo specifici per il documento come il valore dell'imposta, la soglia minima di applicabilità, la descrizione della voce che potrebbe essere inserita nella stampa e se vogliamo che l'imposta sia a carico del cliente. I dati proposti sono quelli che sono stati specificati nella scheda .



Indica se applicare la ritenuta d'acconto nella fattura proforma. L'applicazione della ritenuta introduce una nuova voce nella sezione Totali da cui è possibile verificarne l'importo.

Cliccando sul pulsante posto a fianco della voce, è possibile consultare e modificare i parametri di configurazione della ritenuta, specifici per il documento come l'aliquota, la base imponibile, la causale di pagamento e la descrizione della voce che potrebbe essere inserita nella stampa. I dati proposti sono quelli che sono stati specificati nella scheda .



Indica se addebitare nella fattura proforma i contributi previdenziali (Rivalsa INPS o cassa di appartenenza). L'applicazione del contributo introduce una nuova voce nella sezione Dettaglio Competenze da cui è possibile verificarne l'importo.

Come nei casi descritti in precedenza, è possibile consultare e modificare anche i parametri di configurazione del contributo, specifici per il documento come l'aliquota, la base imponibile, il codice IVA, la descrizione della voce che potrebbe essere inserita nella stampa e se il contributo è soggetto alla ritenuta. I dati proposti sono quelli che sono stati specificati nella scheda .



Indica quando diventa esigibile l'IVA del documento. Articoli e Servizi In questa sezione è possibile inserire le righe che andranno a comporre il corpo del documento.

Se siamo in possesso di un lettore di codici a barre/QR possiamo inserire direttamente articoli e servizi tabulando fino alla tabella o cliccandoci sopra per assegnargli il focus e scansionando i codici posti su etichette, frontalini, fogli A4 o altro. Per approfondimenti si consiglia di leggere la guida .

Dalla barra degli strumenti associata alla tabella è possibile eseguire le classiche operazioni di inserimento, modifica e rimozione righe.


In aggiunta, sono presenti due pulsanti che ci consentono rispettivamente di inserire annotazioni nel documento, opzionalmente caricandole dalla scheda , e caricare righe da documenti precedentemenete inseriti. Per approfondimenti sul caricamento delle righe da altri documenti si consiglia di leggere la guida .

L'immagine seguente mostra la finestra di dettaglio dati a cui è possibile accedere per consultare, inserire o modificare i dati delle singole righe del documento. Se abbiamo la necessità di operare modifiche sulla quantità e sul prezzo unitario delle singole righe, è possibile agire direttamente sulla tabella senza accedere alla finestra di dettaglio.


Descrizione dei Dati Indica l'articolo o il servizio a cui fa riferimento l'operazione di riga. Non è obbligatorio specificare questa informazione perchè l'applicazione consente di inserire anche articoli e servizi non codificati nelle rispettive anagrafiche. Anche in questo caso è possibile inserire un articolo inserendone il codice principale, codice aggiuntivo o direttamente utilizzando il lettore codici a barre/QR.

Se un articolo o servizio è stato configurato per essere venduto attraverso diverse soluzioni, nella ricerca, l'applicazione mostrerà le diverse unità di misura che formano le diverse configurazioni di vendita e che possono essere vendute con prezzi di listino diversi. Descrizione del bene soggetto all'operazione di riga. Pulsante utilizzabile per inserire note associate alla riga. Pulsante utilizzabile per l'inserimento di dati accessori come ad esempio il listino utilizzato dall'applicazione per proporre il prezzo unitario dell'articolo o del servizio indicato nella riga, nel caso non vogliamo utilizzare il listino di base specificato nel documento.

In anagrafica articoli/servizi, dalla sezione dei listini, è possibile specificare le configurazioni di vendita (formate da listino e UM) predefinite in modo che l'applicazione possa proporre automaticamente il listino una volta selezionato l'articolo e la relativa unità di misura dal campo "Articolo/Servizio". Indica l'unità di misura utilizzata per esprimere la quantità del bene indicato nella riga. Indica la quantità del bene coinvolta nell'operazione. Indica il codice IVA associato all'operazione di riga. Questo codice ci permette di specificare come va inquadrata l'operazione a livello fiscale, se ad esempio è un'operazione imponibile IVA o un'operazione non soggetta ad IVA, coinvolta nel calcolo del bollo. Indica il costo del bene. Viene automaticamente compilato dall'applicazione in base ai parametri di costo che sono stati inseriti nell'anagrafica articoli/servizi. Il costo viene utilizzato per calcolare il margine di guardagno associato al bene. Prezzo unitario lordo del bene a cui possono essere applicati tre livelli di sconto in cascata. Ci permette di inserire il prezzo con IVA là dove viene richiesto un prezzo senza IVA e viceversa, evitandoci l'onere della conversione. Questo potrebbe capitare, ad esempio, se dovessimo compilare un documento i cui prezzi sono con IVA ma per diverse ragioni, conosciamo solamente il prezzo del servizio senza IVA. Tre livelli di sconto percentuale applicabili in cascata sul prezzo unitario dell'articolo o del servizio. Prezzo unitario del bene al netto degli sconti applicati. Visibile se per il documento attuale è applicata la ritenuta. Ci offre la possibilità di escludere specifiche righe del documento dal calcolo della ritenuta perchè per il bene oggetto dell'operazione sussistono i presupposti per l'esclusione. Indica il totale della riga senza IVA. Indica l'importo totale dell'IVA calcolato sulla base imponibile. Indica il totale della riga espresso come somma dell'importo di riga e del totale IVA.

Per garantire la precisione del totale di riga, espresso come somma esatta dell'importo e del totale IVA, nei casi in cui vengono rilevate discrepanze generate dalle inevitabili operazioni di arrotondamento, il sistema applica una lieve correzione: l’imponibile viene ridotto di un centesimo mentre l’IVA viene aumentata di un centesimo, seguendo il principio di prudenza contabile: L'imponibile non viene gonfiato mentre l'IVA non viene ridotta. In questi casi l'indicatore del totale di riga viene evidenziato e compare l'icona con la nota qui descritta.
Dettaglio Competenze Totale degli importi di riga, espresso con o senza IVA in base al tipo di prezzi specificato per il documento. Indica l'importo totale relativo agli sconti o alle maggiorazioni applicate sul totale articoli e servizi del documento, espresso con o senza IVA in base al tipo di prezzi specificato per il documento. E' possibile cliccare sul pulsante impostazioni posto a fianco della voce per poter consultare e modificare gli sconti e le maggiorazioni percentuali applicati.


Quando sono presenti sia gli sconti, sia le maggiorazioni, l'etichetta relativa all'importo della voce nel documento varia in base al risultato finale: se l'importo degli sconti è superiore a quello delle maggiorazioni, avremo uno sconto altrimenti avremo una maggiorazione.

L'applicazione imposta automaticamente gli sconti e le maggiorazioni se sono stati specificati come condizioni accessorie del tipo di pagamento inserito nel documento o se sono stati definiti nelle preferenze di vendita del cliente. Nel caso siano stati specificati sconti sia per il tipo di pagamento sia per il cliente, vengono sommati in uno sconto unico.

Se ci si sofferma con il puntatore del mouse sulla voce, ne vengono visualizzati i dettagli per singolo sconto/maggiorazione applicato. Indica l'importo totale relativo alle spese sostenute che verranno addebitate al cliente, espresso con o senza IVA in base al tipo di prezzi specificato per il documento. Anche per le spese è possibile cliccare sul pulsante delle impostazioni posto a fianco dell'importo, per accedere ad una finestra in cui possiamo consultare e modificare le spese di incasso, le spese generiche e i relativi codici IVA associati.


Anche in questo caso se ci si sofferma con il puntatore del mouse sulla voce, ne vengono visualizzati i dettagli per singola spesa. Indica l'importo totale relativo ai bolli da versare, i cui dettagli sono discussi nella sezione riguardante . Indica l'importo totale relativo ai contributi previdenziali addebitati al cliente, espresso con o senza IVA in base al tipo di prezzi specificato per il documento, i cui dettagli sono discussi nella sezione riguardante . Totali Totale delle competenze al netto dell'IVA, comprensivo di sconti, maggiorazioni, spese, contributi previdenziali e bolli. Totale IVA calcolato sulla base imponibile IVA. Anche in questo caso se ci si sofferma con il puntatore del mouse sulla voce, ne vengono visualizzati i dettagli per singolo codice IVA. Totale del documento espresso come somma tra il totale competenze e il totale IVA. Totale delle ritenute applicate nel documento i cui dettagli sono discussi nella sezione riguardante . Indica il totale degli acconti versati in precedenza dal cliente per cui sono state emesse le fatture di anticipo. Una fattura di anticipo risulta tale se per essa è stato specificato un tipo di pagamento anticipato. Anche in questo caso è possibile accedere ai dati dell'acconto premendo il pulsante di configurazione posto a lato dell'importo. I dati che è possibile specificare riguardano la modalità di pagamento dell'acconto e se l'anticipo si riferisce ad un acconto o ad una caparra.


Indica il totale dovuto per il saldo del documento al netto delle ritenute e della somma degli acconti versati. Annotazioni Indica il documento a cui fa riferimento la fattura proforma. Indica una persona di riferimento appartenente alla nostra impresa o all'attività del cliente in base alla situazione. Consente di indicare una o più annotazioni che possono essere visualizzate anche nella stampa del documento se previsto dal modulo di stampa utilizzato. Consente di accodare le nel campo delle annotazioni descritto in precedenza. Sezioni Aggiuntive Per ogni fattura proforma è possibile accedere a ulteriori sezioni dati in cui inserire informazioni aggiuntive e opzioni di configurazione. Queste sezioni sono attivabili cliccando sui rispettivi pulsanti posti sulla barra delle sezioni aggiuntive della fattura proforma, localizzata nella parte alta della sezione di dettaglio della scheda, come mostra l'immagine a seguire. Alcuni pulsanti potrebbero non essere visibili perchè dipendenti dal tipo di impresa selezionato per la nostra attività.



A seguire vengono descritte le sezioni aggiuntive. Scadenze e Pagamenti Questa sezione ci consente di consultare e compilare le scadenze di pagamento generate automaticamente a partire dal tipo di pagamento e dal piano scadenze inseriti per la fattura proforma. Per i pagamenti immediati che non coinvolgono rate, o nel caso la prima rata di pagamento sia contestuale alla data di emissione del documento (distanza 0 giorni), la prima scadenza generata viene considerata saldata. E' sempre possibile modificarne lo stato nel caso il pagamento non sia stato effettuato dal cliente.


E' possibile scegliere se mantenere attiva la gestione automatica delle scadenze in cui le scadenze vengono rigenerate ogni volta che vengono modificati la data di emissione del documento, il tipo di pagamento, il piano scadenze o gli importi della fattura proforma, o se passare alla gestione manuale in cui diventa possibile aggiungere e rimuovere le scadenze in modo manuale.

L'inserimento o la modifica di una scadenza portano alla visualizzazione della finestra di dettaglio dati, mostrata nell'immagine seguente.



Descrizione dei Dati Indica la data della scadenza di pagamento. Nel caso le scadenze siano gestite in modo automatico, questo dato non è modificabile. Indica l'importo della scadenza di pagamento. Nel caso le scadenze siano gestite in modo automatico, questo dato non è modificabile. Indica la modalità con cui ci aspetta il pagamento della scadenza. Indica lo stato del pagamento tra: Non Eseguito, Parziale, Eseguito, Insoluto. Nel caso di pagamento pariziale è possibile specificare l'importo versato. Indica l'importo parziale corrisposto per la scadenza al momento attuale. Indica la data effettiva in cui è stato eseguito il pagamento della scadenza. Consente di inserire annotazioni di interesse relative alla scadenza di pagamento o al pagamento stesso.
Dati di Fatturazione Elettronica Sezione in cui è possibile inserire dati che verranno riportati nella fattura elettronica se creata a partire dalla fattura proforma. Questi dati sono considerati prioritari rispetto ai dati inviati automaticamente dall'applicazione nel normale processo di aggregazione del documento in formato XML.

I dati vengono identificati con sequenze numeriche il cui significato può essere approfondito leggendo le linee guida e i documenti tecnici forniti dall'Agenzia delle Entrate.


Documenti di Riferimento Tabella in cui possono essere inseriti e consultati i documenti di riferimento per la fattura proforma, ovvero i documenti che hanno portato alla sua creazione. Ad esempio, un precedente preventivo che ha poi portato all'emissione della fattura proforma attuale stabilendo un legame. Per approfondimenti si consiglia la lettura della


L'inserimento, la consultazione o la modifica di un documento di riferimento, aprono la finestra mostrata nell'immagine a seguire.



Descrizione dei Dati Indica un documento che per vari motivi può essere considerato di riferimento per la fattura proforma attuale.
Annotazioni Tabella in cui è possibile inserire annotazioni di interesse per la fattura proforma, non visibili nella stampa.



Descrizione dei Dati Rappresenta il titolo dell'annotazione che viene riportato in tabella. Indica il testo dell'annotazione.
Allegati Tabella in cui è possibile inserire allegati di interesse per la fattura proforma.



Descrizione dei Dati Visibile solo se stiamo inserendo un nuovo allegato in tabella. Ci consente di caricare l'allegato selezionandolo dal file system del nostro PC. Nome dell'allegato completo di estensione (.pdf, .xls, ..). Descrizione dell'allegato che ne chiarisce il contenuto.