Per velocizzare questa operazione, Phrometeo introduce il concetto di . Ogni tipo di documento rappresenta una variante appartenente ad una specifica categoria (preventivi, fatture, ..) di documenti e ci consente di definire una serie di dati predefiniti che verranno proposti automaticamente dall'applicazione durante l'operazione di inserimento di un nuovo documento a sistema. Questi dati includono il listino, la causale, il numeratore da utilizzare per generare il numero del documento e l'esposizione dei prezzi (con o senza IVA) per citarne alcuni.
I dati proposti automaticamente durante l'inserimento dei nuovi documenti possono essere modificati in qualsiasi momento dall'utente in base alle necessità richieste dalla situazione. L'applicazione fornisce un tipo di documento principale per ogni categoria di documenti ed è possibile aggiungere altri tipi, ognuno con il proprio set di dati specifico.
Lavorare con tipi di documenti diversi è particolarmente utile quando la nostra attività d'impresa deve affrontare situazioni variegate come ad esempio clienti italiani ed esteri, imprese con partita IVA e consumatori finali. Inoltre ci consente di differenziare specifiche tipologie di documenti come ad esempio i preventivi di vendita da quelli di noleggio.
Tra i diversi tipi di documento che si possono definire all'interno di una specifica categoria, ne esiste sempre uno principale che viene associato automaticamente ai nuovi documenti quando in fase di creazione non abbiamo selezionato il tipo di appartenenza. Questo accade quando l'utente richiama l'operazione di creazione di un nuovo documento dalla rispettiva scheda (preventivi, fatture, ..), premendo il pulsante "Nuovo" dalla .
Il tipo principale dovrebbe quindi identificare il tipo di documento che statisticamente richiamiamo più frequentemente, dal momento che con un singolo click del mouse ci consente di trovare gran parte dei dati già compilati.
Nelle schede applicative che gestiscono le diverse categorie di documenti, la barra delle funzioni si arrichisce di un nuovo pulsante specifico posizionato a fianco di quello dedicato alla creazione di un nuovo documento come mostra l'immagine a seguire:
Anche questo pulsante è dedicato alla creazione di un nuovo documento ma, come ci mostra l'immagine, ci permette di selezionare il che vogliamo creare, da una lista contenete tutti i tipi di documento definiti per la categoria gestita dalla scheda.
Definire più tipi di documenti ci sonsente anche di applicare filtri sui tipi di documento contenuti nella tabella principale della scheda in modo da poter esportare i nostri documenti per tipologia, ad esempio in un foglio di calcolo per poter applicare analisi specifiche sui dati.