In generale, per l'inserimento di beni e servizi nel corpo di un documento, dobbiamo accedere alla finestra per la compilazione dei dati di riga utilizzando il classico pulsante di inserimento come mostra l'immagine a seguire.
Il click del pulsante apre la finestra preposta all'inserimento della riga dove è possibile compilare diversi dati tra cui l'articolo o il servizio di interesse. L'inserimento del bene può essere effettuato sia digitandone anche parzialmente il codice principale o uno dei codici aggiuntivi, sia digitandone parte della descrizione. E' anche possibile aprire la finestra di ricerca per poter passare a procedure più complesse di individuazione del bene.
Anche se la procedura di inserimento dei beni nei documenti descritta finora può essere definita una procedura semplice e snella, esiste la possibilità di migliorare notevolmente l'operazione attraverso l'uso di un lettore di codici a barre/QR.
Questi dispositivi, si trovano ormai in commercio per poche decine di euro e si collegano al nostro PC con un semplice cavo USB. In generale si configurano leggendo codici a barre specifici posti nel manuale anche se nella maggior parte dei casi sono già impostati e pronti per l'utilizzo.
E' possibile utilizzare il nostro lettore per l'inserimento dei beni in modo diretto, dando il focus al corpo del documento (cliccando sopra la tabella o tabulando con la tastiera in modo venga evidenziata con un bordo colorato) e leggendo l'etichetta o il frontalino riportante il codice a barre/QR. L'applicazione, in modo automatico, andrà ad inserire una nuova riga nel corpo del nostro documento evitando di mostrarci la finestra di compilazione dai dati. A questo punto sarà possibile editare direttamente la quantità e/o il prezzo proposti nella riga se necessario. Se si eseguono letture successive dello stesso codice, l'applicazione andrà ad aumentare semplicemente la quantità invece di inserire nuove righe nel corpo del documento.
Nel caso alla lettura del codice, venga rilevato che lo stesso sia associato a più articoli o servizi, viene attivata la visualizzazione di una finestra di disambiguazione in cui viene mostrata la lista degli articoli e servizi trovati. L'utente potrà quindi individuare manualmente quello corretto selezionandolo per l'inserimento.
E' possibile impiegare il lettore di codici anche nella finestra di compilazione dei dati di riga, per l'inserimento dell'articolo/servizio. Anche in questo caso sarà sufficiente leggere il codice e l'applicazione provvederà all'inserimento o nel caso di ambiguità a proporre la finestra di disambiguazione.