Come inviare i documenti per e-mail In molte situazioni, a seguito dell'emissione di un documento, può risultare utile inviare una e-mail al cliente o al fornitore contenente una copia. Questa notifica migliora notevolmente la comunicazione tra i soggetti coinvolti e garantisce che tutti abbiano rapidamente accesso alle informazioni necessarie.

In molte situazioni, a seguito dell'emissione di un documento, può risultare utile inviare una e-mail al cliente o al fornitore contenente una copia. Questa notifica migliora notevolmente la comunicazione tra i soggetti coinvolti e garantisce che tutti abbiano rapidamente accesso alle informazioni necessarie.

Sebbene questa operazione possa essere eseguita manualmente dalla scheda da cui è possibile scrivere e inviare e-mail verso chiunque, esistono diversi strumenti automatici aggiuntivi offerti dall'applicazione, i quali, oltre a consentirci di ottenere lo stesso risultato, ci semplificano il lavoro.

Per poter utilizzare gli strumenti per l'invio semplificato delle e-mail di notifica contenenti i documenti emessi, è prima necessario impostare alcuni dati di configurazione che indicheranno al processo di invio, cosa scrivere nel messaggio di posta e come generare il documento da allegare in formato PDF. Questi dati di configurazione si trovano nella scheda , dove per ogni tipo di documento è possibile impostare il modulo di stampa utilizzato per la generazione del documento e il modello e-mail utilizzato per generare il titolo e il testo del messaggio di posta.

Mentre il modulo di stampa governa il processo di generazione grafica del documento come descritto nella scheda , il modello e-mail ci permette di definire un titolo e un testo dinamici, contenenti testo statico e simboli opzionali che verranno sostituiti con i dati reali al momento dell'invio, come descritto nella scheda . L'utilizzo dei modelli e-mail è molto utile perchè evita all'utente di dover scrivere manualmente il testo del messaggio ogni volta e garantisce che il contenuto abbia sempre la stessa forma.

Dopo questa rapida introduzione, possiamo ora approfondire le due opzioni principali offerte dall'applicazione per l'invio delle e-mail di notifica emissione documenti. 1.Invio E-mail dalla Scheda Documenti Come mostra l'immagine seguente, è possibile selezionare un documento dalla scheda di appartenenza e attivare la procedura di invio e-mail del documento attraverso il pulsante preposto all'operazione.

Il click sul pulsante porta alla visualizzazione della seguente finestra dove è possibile procedere all'invio della notifica all'indirizzo di posta primario appartenente alla controparte del documento, in questo caso il cliente 3F FIlippi S.p.A, utilizzando le impostazioni di configurazione definite per il tipo di appartenenza del documento.



Cliccando sul pulsante Opzioni è invece possibile accedere ad una nuova finestra in cui vengono mostrati i dati predefiniti che verranno usati per l'invio tra cui, l'indirizzo di posta del destinatario, il modello e-mail e il modulo di stampa. L'utente, oltre ad avere la possibilità di modificare i dati proposti, può aggiungere ulteriori destinatari e accedere al titolo e testo del messaggio in modo da poter verificarne i simboli e operare le opportune modifiche.


Tra le opzioni proposte possiamo indicare che vogliamo che le impostazioni modificate siano ricordate ad ogni nuovo invio in modo che non si debbano inserire nuovamente. Nel caso questa opzione non venga spuntata, il sistema riproporrà sempre i dati inseriti nella scheda relativa ai tipi di documento. In caso contrario, le modifiche verranno ricordate e riproposte ad ogni nuovo invio per i documenti dello stesso tipo, intestati alla stessa controparte. 2.Invio E-mail al Salvataggio del Documento L'invio del documento emesso per e-mail è un'operazione che può essere compiuta anche nel momento in cui, dalla sezione di dettaglio dati della scheda di appartenenza, stiamo salvando il documento. E' infatti probabile che al momento del salvataggio, emerga la necessità di eseguire altre operazioni sul documento come ad esempio la stampa, l'invio all'Agenzia delle Entrate o per l'appunto l'invio per e-mail al destinatario.

Tutte queste operazioni possono di certo essere eseguite successivamente al salvataggio del documento ma esiste anche la possibilità di svolgerle proprio nello stesso momento utilizzando il pulsante di salvataggio con azioni, mostrato nell'immagine a seguire.

Il salvataggio con azioni ci consente di indicare quali azioni aggiuntive vogliamo eseguire al salvataggio del documento. Come mostra l'immagine seguente, i dati relativi all'operazione di invio e-mail sono gli stessi descritti nel punto 1 e consentono all'utente di ottenere lo stesso risultato.





In conclusione, risulta evidente che inviare e-mail di notifica, ad esempio a seguito dell'emissione di fatture verso i nostri clienti, diventa un'operazione molto semplice e veloce che si completa in un paio di click del mouse.