Creare un documento in pochi click L'uso dei tipi di documenti abbinati alle preferenze inserite per ciascun cliente, offrono all'utente un modo per velocizzare le operazioni di compilazione ed emissione dei nuovi documenti a sistema.

L'uso dei abbinati alle preferenze inserite per ciascun cliente, offrono all'utente un modo per velocizzare le operazioni di compilazione ed emissione dei nuovi documenti a sistema.

In aggiunta, è possibile velocizzare ulteriormente la compilazione dei nuovi documenti nei casi in cui abbiamo la necessità di inserine di simili ad altri già inseriti o ricorrenti. In questi casi, l'applicazione offre diversi metodi aggiuntivi che ci semplificano il lavoro e che andiamo a discutere a seguire.

Metodo 1 - La Copia L'operazione di copia è una funzionalità standard che è presente in molte schede applicative e si esegue seguendo un procedimento molto semplice. Si selezione l'oggetto che si desidera copiare dalla tabella principale della scheda, in questo caso il documento interessato e si preme il pulsante di copia localizzato nella .

Con l'operazione di copia possiamo creare un nuovo documento con pochi click del mouse e operare le modifiche necessarie richieste dalla situazione. Metodo 2 - La Creazione da Altro Documento Come mostra l'immagine a seguire, è possibile creare un nuovo documento a partire da un documento inserito in precedenza utilizzando il pulsante secondario di creazione.

Al click del pulsante, viene visualizzata una finestra in cui ci viene richiesto di selezionare il documento di origine e le righe contenute nel corpo del documento che vogliamo inserire.

Dalla finestra di creazione è possibile selezionare uno dei diversi documenti visualizzati in tabella, i quali possono appartenere a categorie diverse. Ad esempio, se stiamo creando una fattura potremmo avere la necessità di caricare i dati di un preventivo.

Dal momento che i documenti selezionabili potrebbero essere molto numerosi, l'applicazione ci facilita la ricerca consentendoci di inserire un filtro dati. In aggiunta, è possibile specificare che vogliamo venga inserita automaticamente un'annotazione nel corpo del nuovo documento, in cui vengono indicati i riferimenti del documento di origine da cui sono state caricate le righe.

E' anche possibile indicare che vogliamo inserire il documento di origine tra i documenti di riferimento del nuovo documento attivando una correlazione. Tornando all'esempio del preventivo, se spuntiamo questa opzione, tra i documenti di riferimento della fattura ci troveremo anche il preventivo e questa possibilità risulta molto utile durante le consultazioni successive quando avremo la possibilità di sapere quali documenti del flusso di vendita hanno portato all'emissione della fattura.

Una volta selezionato il documento di interesse è possibile passare alla fase successiva premendo il relativo pulsante di conferma sulla barra funzioni della finestra.
A questo punto ci verrà richiesto di marcare le righe del documento precedentemente selezionato che vogliamo andare ad inserire nel nuovo documento, modificare le quantità nel caso in cui avessimo la necessità di operare variazioni e confermare l'operazione. Anche in questo caso, con pochi click del mouse saremo in grado di creare un nuovo documento evitando la compilazione manuale dei dati. Metodo 3 - L'inserimento di Beni e Servizi da Altri Documenti Questo terzo metodo per velocizzare la compilazione di un documento prevede che sia l'utente a scegliere come crearlo, se dal pulsante di creazione primario o secondario, potendo in quest'ultimo caso sceglierne anche il tipo. Questa possibilità non è infatti presente nei primi due metodi di creazione perchè sia nella copia sia nella creazione da altro documento, il nuovo eredita in modo automatico e permanente il tipo del documento di origine.

Solo quando il documento risulta nella fase di compilazione, possiamo utilizzare nuovamente la procedura di selezione righe descritta nella sezione precedente, accessibile in questo caso dal pulsante di caricamento posto alla base della tabella contenete gli articoli e i servizi del documento, come mostrato dall'immagine a seguire.

L'importazione di righe da altri documenti attiva la stessa procedura di selezione discussa nella sezione precedente con l'unica variante che ora non ci viene più richiesto di selezionare un unico documento di origine ma di marcare uno o più documenti di origine di cui vogliamo, nella fase successiva, selezionare le righe modificandone opzionalmente le quantità.

L'inserimento delle righe da altri documenti è un'operazione che possiamo iterare più volte con le stesse considerazioni descritte nella sezione precedente per quello che riguarda l'inserimento delle note per ogni blocco di righe caricate e l'attivazione delle correlazioni tra i documenti. Anche in questo caso abbiamo la possibilità di richiamare parti di documenti inseriti in precedenza evitando di dover compilare tutti i dati nuovamente.