Guida ai Documenti Correlati In genere, le operazione di vendita e di acquisto, rappresentano processi che a volte si concludono con l'emissione di una singola fattura mentre altre volte implicano il susseguirsi di determinate fasi in cui le controparti procedono con lo scopo di arrivare ad una transazione finale. In quest'ultimo caso, se ad esempio un cliente è interessato all'acquisto di un bene, è probabile che venga prima emesso un preventivo, seguito da una fattura di acconto, seguita da uno o più ordini, i quali potrebbero poi portare all'emissione di uno o più documenti di trasporto, per poi terminare con l'emissione della fattura a saldo e magari con l'aggiunta di una nota di credito.

In genere, le operazione di vendita e di acquisto, rappresentano processi che a volte si concludono con l'emissione di una singola fattura mentre altre volte implicano il susseguirsi di determinate fasi in cui le controparti procedono con lo scopo di arrivare ad una transazione finale. In quest'ultimo caso, se ad esempio un cliente è interessato all'acquisto di un bene, è probabile che venga prima emesso un preventivo, seguito da una fattura di acconto, seguita da uno o più ordini, i quali potrebbero poi portare all'emissione di uno o più documenti di trasporto, per poi terminare con l'emissione della fattura a saldo e magari con l'aggiunta di una nota di credito.

Molto più spesso le transazioni di beni e servizi si completano con meno passaggi e documenti emessi di quelli che abbiamo citato nel nostro esempio ma quello che rimane una costante è il fatto che una transazione viene sempre rappresentata da una sequenza più o meno lunga di documenti correlati ovvero legati l'uno all'altro dalla stessa operazione di vendita o di acquisto.

In ogni scheda preposta alla gestione di una certa categoria di documenti come ad esempio la scheda delle fatture, è possibile visualizzare la lista di tutti i documenti correlati al documento selezionato in tabella, premendo il pulsante evidenziato nell'immagine seguente.

Il click del pulsante attiva la visualizzazione della finestra dei documenti correlati. La lista dei documenti non comprende solamente i documenti che hanno un legame diretto con il documento selezionato ma contiene anche i documenti che sono legati indirettamente ad esso.

Se ad esempio emettiamo un preventivo seguito da un ordine, seguito infine da una fattura a saldo, i documenti correlati alla fattura a saldo saranno sia il preventivo che l'ordine. Il preventivo non è direttamente correlato alla fattura perchè nel mezzo abbiamo l'emissione di un ordine da cui poi viene generata la fattura.

Consultare i documenti correlati è molto utile per ricostruire determinate operazioni e identificare quali sono i documenti coinvolti. Per ogni documento presente in lista è anche possibile aprire la relativa pagina di dettaglio cliccando sull'icona raffigurante una lente.

Anche dalla sezione di dettaglio dati di un documento possiamo accedere ad un sottoinsieme dei documenti correlati. Stiamo parlando dei documenti di riferimento ovvero quei documenti che direttamente hanno portato all'emissione del documento attuale. I documenti di riferimento possono essere aggiunti o rimossi manualmente accedendo alla lista attraverso il pulsante evidenziato nell'immagine a seguire.

Il pulsante apre la finestra dei documenti di riferimento ovvero dei documenti correlati responsabili in modo diretto della generazione del documento attuale.

Quando andiamo a creare un documento già inserito abbiamo la possibilità di specificare se vogliamo creare una correlazione tra i due in cui il documento originale rappresenta uno dei documenti di riferimento per il documento che stiamo andando a inserire.